Olá, eu sou Talita Alves, Especialista Contábil aqui na M&F Gestão Contábil, e entendo perfeitamente o desafio de como contratar o primeiro funcionário. Seu negócio está crescendo, e isso é maravilhoso! Mas, junto com a expansão, vem uma das etapas mais temidas (e cruciais) pelos empreendedores: a burocracia trabalhista e fiscal.
Muitos empresários pausam o crescimento ou optam pela informalidade por puro medo do eSocial, do custo dos encargos ou de um futuro processo trabalhista.
Mas a verdade é que essa etapa não precisa ser um bicho de sete cabeças. Com o planejamento correto e a orientação de um bom escritório de contabilidade, o que parecia um risco se transforma em um pilar sólido para a sua expansão.
Vamos desmistificar de vez esse processo. Preparei um guia completo, passo a passo, para você fazer tudo dentro da lei, com segurança e foco no que realmente importa: a gestão do seu negócio.
Por que a primeira contratação é um marco (e um risco)?
Quando você decide contratar, seu CNPJ deixa de ser uma “empresa-eu-sozinho” e se torna, oficialmente, um empregador. Essa mudança é significativa. Ela ativa uma série de obrigações mensais e responsabilidades legais perante a CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) e o Governo Federal.
A primeira contratação é um risco apenas quando feita “no escuro”. Um registro errado no eSocial, um cálculo incorreto de impostos ou a falta de um exame obrigatório podem gerar multas pesadas e um passivo trabalhista que compromete a saúde financeira da empresa antes mesmo de ela decolar.
Por isso, entender o processo é fundamental.
O Guia Definitivo: Como Contratar o Primeiro Funcionário (CLT) em 8 Passos
Para garantir 100% de conformidade, desde o primeiro dia do seu novo colaborador, siga este checklist rigoroso.
-
Planejamento: O Custo Real do Funcionário
Antes mesmo de anunciar a vaga, você precisa definir três pontos:
- Funções e Jornada: O que ele vai fazer? Qual será o horário? (Máx. 44h semanais).
- Salário: Qual o valor base?
- Convenção Coletiva (CCT): Este é o pulo do gato. Você precisa verificar qual o sindicato da categoria. A CCT pode definir um piso salarial (maior que o salário mínimo), além de benefícios obrigatórios (como Vale Refeição, cesta básica, etc.).
O erro mais comum é calcular o custo olhando apenas o salário. O custo real (especialmente para empresas do Simples Nacional) envolve o salário, mais FGTS (8%), provisão de férias (11,11%), provisão de 13º (8,33%) e, dependendo do anexo do seu Simples, o INSS Patronal.
Uma boa assessoria contábil em São Caetano do Sul especializada em empresas pode ajudar a projetar esse custo com precisão antes de você bater o martelo.
-
Exame Admissional (ASO): A Saúde em Primeiro Lugar
Não é opcional, é lei. Antes que o funcionário pise na empresa para trabalhar, ele deve passar por um exame admissional.
- O que é? Uma avaliação médica simples, paga pelo empregador.
- Onde fazer? Em uma clínica de Medicina do Trabalho.
- Por quê? Para atestar que o funcionário está apto (física e mentalmente) para exercer a função para a qual foi contratado. O médico emitirá o ASO (Atestado de Saúde Ocupacional), documento que deve ser guardado pela empresa.
-
Recolhimento de Documentos do Colaborador
Com o ASO apto em mãos, é hora de recolher os documentos para o registro formal:
- Documento de identidade (RG ou CNH);
- CPF;
- Comprovante de residência;
- Título de eleitor (para consulta de dados);
- Certificado de reservista (para homens);
- Certidão de nascimento (se solteiro) ou casamento;
- Dados de dependentes (se houver, para fins de Imposto de Renda ou Salário Família).
-
O Famoso eSocial: O Ponto Crítico de Como Contratar o Primeiro Funcionário
Este é, talvez, o passo mais importante e técnico de como contratar o primeiro funcionário. O eSocial é o sistema do Governo Federal que unificou todas as informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias.
- Quando registrar? O evento de admissão (S-2200 ou S-2190) deve ser enviado ao eSocial pelo menos um dia útil antes do funcionário começar a trabalhar.
- O que acontece se atrasar? Contratar e registrar depois é considerado “admissão sem registro”, sujeito a multas automáticas do Ministério do Trabalho.
Gerenciar o eSocial é uma tarefa complexa que exige conhecimento técnico. É aqui que um escritório de contabilidade em São Paulo para empresas se torna indispensável, garantindo que todos os “eventos” (como admissão, férias, afastamentos) sejam enviados nos prazos corretos.
-
Assinatura da Carteira de Trabalho (CTPS Digital)
Esqueça a velha carteira de papel azul. Hoje, tudo é feito pela CTPS Digital (aplicativo).
Mas atenção: o empregador não “assina” o aplicativo. A “assinatura” nada mais é do que o envio correto das informações para o eSocial (passo 4). Uma vez que a admissão é registrada no eSocial, ela aparece automaticamente na CTPS Digital do funcionário em até 48 horas.
-
O Contrato de Trabalho: A Segurança Jurídica
Embora o registro no eSocial e na CTPS já formalize o vínculo, ter um contrato de trabalho escrito é altamente recomendado. Ele serve como um “manual de regras” claro para ambas as partes.
Recomenda-se começar com um Contrato de Experiência (geralmente 45 dias, prorrogáveis por mais 45). Se tudo correr bem, ele se torna automaticamente um contrato por prazo indeterminado.
O contrato deve detalhar: funções, salário, jornada, regras internas e cláusulas de confidencialidade, se necessário. A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) rege a relação, mas o contrato ajusta os detalhes.
-
A Gestão Mensal: Folha de Pagamento e Encargos
A contratação não termina no primeiro dia. Ela inicia uma rotina mensal de obrigações:
- Cálculo da Folha de Pagamento: Calcular o salário, horas extras, adicionais (se houver) e descontos (INSS, IRRF, vale-transporte).
- Recolhimento do FGTS: Emissão e pagamento da guia (8% sobre o salário bruto) via eSocial (DAE).
- Recolhimento do INSS: Pagamento da guia da Previdência (parte descontada do funcionário e parte paga pela empresa).
Essa gestão mensal é o cerne do Departamento Pessoal. Para pequenas empresas, terceirizar essa função para um escritório de contabilidade digital é a decisão mais estratégica.
-
Integração (Onboarding)
O funcionário está registrado e os encargos estão programados. E agora? Invista na integração (onboarding). Apresente a cultura da empresa, as ferramentas que ele usará, as regras de segurança e quem são os colegas.
Um bom onboarding reduz a ansiedade, acelera a adaptação e diminui o risco de turnover (rotatividade) precoce.
O Caso Especial: Como contratar o primeiro funcionário sendo MEI?
Se você é Microempreendedor Individual (MEI), as regras são um pouco diferentes. O MEI pode contratar, mas com limitações:
- Apenas 1 (um) funcionário: O MEI só pode ter um único empregado registrado.
- Salário Limitado: O funcionário deve receber o salário mínimo nacional (R$ 1.412,00 em 2024) ou o piso salarial da categoria (o que for maior).
- Custo Reduzido: O custo de encargos do MEI é menor. O empregador paga apenas 3% de INSS Patronal (além dos 8% de FGTS).
Mesmo sendo “só um” funcionário, o MEI também precisa fazer o exame admissional, registrar no eSocial (módulo simplificado) e pagar as guias DAE mensalmente. Se você é MEI na região do ABC, nossa equipe de contabilidade em São Bernardo do Campo para MEI pode cuidar disso.
Qual o melhor momento para contratar o primeiro funcionário?
Muitos perguntam “quando” podem contratar. A resposta certa envolve duas métricas:
- Financeira: Quando o fluxo de caixa da empresa comporta o custo total desse funcionário (salário + encargos + benefícios + provisões) com segurança.
- Estratégica: Quando as tarefas operacionais e administrativas estão consumindo tanto o seu tempo, que você (o dono) não consegue mais focar em vender, inovar e gerir o negócio.
O melhor momento para contratar é quando a sua hora de trabalho estratégico vale mais do que o custo de delegar o operacional.
A Solução Inteligente: Terceirização da Folha de Pagamento (BPO)
Percebeu como são muitos detalhes? Calcular o piso da CCT, enviar o S-2200 no prazo, fechar a folha, calcular encargos, gerar guias…
Você, empreendedor, precisa ser o estrategista do seu negócio, não o burocrata.
Na M&F Gestão Contábil, entendemos que seu foco é crescer. Por isso, oferecemos um serviço completo de BPO (Terceirização) de Folha de Pagamento. Cuidamos de 100% do processo, do registro inicial no eSocial ao cálculo mensal dos encargos.
Seja para sua empresa em Santo André, Diadema, Mauá ou qualquer cidade do ABC e Litoral Paulista, nós garantimos a conformidade legal para que você contrate com tranquilidade.
Não deixe a burocracia frear seu crescimento. Foque na sua operação e deixe a folha de pagamento com especialistas.
Entre em contato conosco hoje mesmo. A M&F Gestão Contábil está pronta para ser o Departamento Pessoal da sua empresa.
Solicite um orçamento para BPO de Folha de Pagamento pelo nosso WhatsApp: (11) 94921-0388
FAQ: Dúvidas Frequentes sobre Como Contratar o Primeiro Funcionário
O que acontece se eu não registrar o funcionário no eSocial?
Manter um funcionário sem registro (ou registrar com atraso) é uma das infrações mais graves. Isso gera multas automáticas, que podem variar de R$ 400 a R$ 6.000 por empregado não registrado, além de abrir brecha para um processo trabalhista onde o funcionário poderá exigir todos os direitos retroativos (FGTS, INSS, férias, 13º).
Posso fazer um contrato de experiência antes de contratar de vez?
Sim. O contrato de experiência é a modalidade mais segura para a primeira contratação. Ele tem um prazo máximo de 90 dias (geralmente dividido em 45 + 45 dias). Ao final desse período, se nenhuma das partes se manifestar, ele se converte automaticamente em um contrato por prazo indeterminado.
Qual a diferença de custo entre um funcionário MEI e um Simples Nacional?
O custo de encargos para o MEI é significativamente menor. O MEI paga apenas 3% de INSS Patronal sobre o salário do funcionário. Já uma empresa no Simples Nacional (dependendo do Anexo) pode ter um INSS Patronal maior ou, em muitos casos (Anexos I, II, III), ter o INSS Patronal já incluso na guia do Simples (DAS), pagando “por fora” apenas o FGTS (8%).
Por que preciso de um escritório de contabilidade para contratar?
Embora a lei não obrigue a ter um contador para contratar (especialmente o MEI), é altamente recomendado. O escritório de contabilidade garante que o registro no eSocial seja feito corretamente, que o piso salarial da categoria seja respeitado, que os encargos sejam calculados sem erros e que as guias sejam pagas em dia, evitando multas e passivos trabalhistas.
Qual a melhor empresa de contabilidade no ABC paulista para cuidar da minha folha?
A M&F Gestão Contábil é um escritório de contabilidade em Santo André com forte atuação em todo o ABC (São Bernardo do Campo, São Caetano do Sul, Diadema, Mauá, Ribeirão Pires e Rio Grande da Serra). Somos especialistas em pequenas e médias empresas, oferecendo um serviço de BPO de Folha de Pagamento focado em tecnologia e conformidade, permitindo que o empreendedor foque no crescimento.
